Organizzare le attività

Bene, eccoci qui all’inizio dell’anno per il blogger. Come saprete infatti, gli “anni blog” seguono più o meno il calendario scolastico:  la primavera e l’estate segnano solitamente un calo di visite, di voglia e tempo di scrivere. E infine le ferie con la presenza di bambini in casa, la pausa dal lavoro, rendono comunque tutti meno produttivi e desiderosi di scrivere e di stare online. Quindi “l’anno blogger” inizia ufficialmente a settembre, con la ripresa di scuola e lavoro, figli impegnati e con il peggioramento del clima e la fine dei soldi che invogliano a passare più tempo davanti al pc.

Come ogni inizio anno che si rispetti ci sono i buoni propositi, le attività da fare e quindi la necessità di pianificare. La pianificazione è un’arte, anzi mi sento di affermare che nella mia vita lavorativa le persone più talentuose ed efficienti che ho conosciuto avevano grande capacità di pianificazione e organizzazione delle attività. Pianificare bene richiede tattica e strategia, come gli scacchi o le battaglie militari. Quindi prima di tutto bisogna sapere che cosa sono tattica e strategia e quali sono le differenze.

La tattica è un metodo pratico per ottenere un determinato risultato. Nel campo della pianificazione le tattiche possono essere:

  • fare un’attività per almeno 30 minuti senza distrarsi;
  • preparare una checklist con step intermedi da completare prima di iniziare;
  • definire delle priorità;
  • concentrarsi senza distrazione al completamento di un punto della checklist.

La strategia è invece il progetto complessivo, la visione a lungo termine, che richiede appunto l’utilizzo di una serie di tattiche per essere perseguita. La strategia prevede anche la possibilità di modificare o non utilizzare determinate tattiche. Nel nostro campo possibili strategie sono:

  • Puntare all’eccellenza  in un determinato settore;
  • Trovare contatti commerciali interessanti;
  • Aumentare la propria popolarità online;

come si vede sono concetti più generali rispetto alle tattiche, che però determinano il nostro modo di affrontare le situazioni.

Le strategie devono portare al raggiungimento degli obiettivi, che devono essere ben chiari.
Quindi riassumendo questa prima parte, partendo dall’ultimo punto sarà tutto più facile: si definiscono gli obiettivi (che non devono essere mille, ma due o tre),  si definiscono le strategie, si utilizzano delle tattiche.

La pianificazione quindi è una lista di attività da realizzare per portare avanti determinate strategie che ci permettano di raggiungere gli obiettivi prefissati.

L’importanza dei vincoli

Molti li chiamano “paletti”, ma a me questo termine non è mai piaciuto perchè mi sa di vampiresco o al limite di agricolo, quindi preferisco un termine più neutro come appunto “limiti” o “vincoli”.

Quali sono i vincoli nella nostra pianificazione? Ricadono tutti in queste 5 categorie:

  • tempo
  • soldi
  • priorità
  • capacità
  • imprevisti

Non si può pianificare nulla senza tenere conto di questi vincoli. Posso pianificare e realizzare un’attività solo se ho il tempo, i soldi, la capacità per realizzarla (o farla realizzare), e solo se non si verificano imprevisti. Inoltre, dato che posso realizzare solo una quantità limitata di attività, ho bisogno di assegnare priorità per determinare quali attività realizzare per prime.

Il tempo

E’ inutile fare pianificazioni di attività che richiedono 10 anni di lavoro se si hanno solo 6 mesi a disposizione. Anche se sembra incredibile, questo è l’errore più comune che si fa. Le attività sono reali, richiedono tempo, e 4 attività da 2 ore fanno 8 ore, non 2 ore come pensa qualcuno. Non esistono “i buchi di tempo” in cui si possono infilare altre attività, se si lavora bene il tempo lo si utilizza tutto. Ogni attività deve quindi avere un’indicazione del tempo necessario a realizzarla, e se il tempo a disposizione è inferiore alla somma dei tempi delle singole attività, bisogna eliminarne alcune.

I soldi

Così come è inutile pianificare attività che richiedano più tempo di quello che si ha, è inutile pianificare attività che richiedano più soldi di quelli di cui si dispone o che è possibile riuscire ad avere. Diffidate dei compromessi: il mercato è un organismo che si regola molto bene autonomamente, con leggi matematiche incontrovertibili. Quindi i prodotti e i servizi buoni hanno un costo e non esiste l’olio di serpente (ovvero un rimedio facile ed economico a un problema complesso).

La pianificazione dovrà quindi indicare, quando necessario, anche il costo dell’attività.

Relazione tra tempo e soldi

Tempo e soldi sono come energia e materia nella fisica: l’uno si può trasformare nell’altro. Ma entrambi sono limitati. Ogni attività deve essere quantificata, e dovete trovare un modo per quantificarla. Quanto costa una nostra ora di lavoro? Vale la pena fare l’attività o farla fare a qualcun altro e pagarla? Per quanto siate volenterosi, in ogni caso, sono pochissime le cose che si possono fare solo con il tempo e senza denaro, o viceversa. Bisogna comunque avere del budget e del tempo a disposizione. Quindi questi prmi due vincoli sono importantissimi e da non dimenticare mai nelle proprie pianificazioni.

Le priorità

Ogni attività deve avere una priorità, e bisogna iniziare ovviamente a fare le attività con priorità maggiore. Non servono diecimila livelli, ne bastano 3 o al massimo 4. Io usi sempre questi:

  • attività essenziali, ovvero quelle che bisogna fare assolutamente pena il mancato raggiungimento degli obiettivi;
  • attività importanti, ovvero quelle per le quali il mancato completamento costituisce un danno ma non irreparabile,
  • attività secondarie, ovvero quelle per le quali si può accettare che vengano continuamente rimandate oppure non vengano fatte.

esempio pratico:

  • essenziale: andare dal notaio per apertura società;
  • importante: aggiornare versione wordpress;
  • secondaria: ottimizzare il formato delle foto in tutto il blog.

Le capacità

Non si può saper fare tutto: riconoscere i propri limiti è importante, e  spesso una fase di maturazione personale coincide proprio con il rendersi conto di che cosa si sa o non si sa fare. Alcune cose si possono imparare in tempi brevi, altre no. Imparare a modificare il css del tema per cambiare colori e font si può fare in tempi brevi, imparare a gestire un server linux a livello professionale, no. E dall’esterno le cose fatte male o da persone non competenti nel settore si notano subito e possono portare a problemi incredibili. Piuttosto rinunciate a farle, ma cose fatte male da persone senza capacità sono brutte, pericolose e inutili. Quindi nella pianificazione cercate per ogni punto di capire se avete le capacità di farlo, se è meglio acquistarlo come servizio, oppure farlo in modo semplificato o non farlo affatto.

Gli imprevisti

Sono sempre possibili, anzi direi che sono certi e inevitabili. Ogni pianificazione deve tenerne conto. Questo non significa fare continui piani B, perchè sarebbe una perdita di tempo enorme. Ma bisogna esserne consci, e pronti ad affrontarli cambiando tattiche e strategie e addirittura obiettivi, se quelli che ci si era prefissati non sono più raggiungibili. Non bisogna mai intestardirsi, nè gettare la spugna troppo presto: bisogna trovare il momento giusto.

Aut Aut, ovvero la capacità di scegliere bene

Ogni pianificazione deve essere elastica e non ferrea, proprio per il fatto che imprevisti ed evoluzione naturale degli eventi possono far cambiare la strada (anzi lo faranno sicuramente). Ma bisogna saper scegliere accuratamente il momento in cui cambiare, quello che Kierkegaard chiamava “aut aut“. Se due navi nemiche si incrociano, possono decidere di sparare o di non sparare. Ma hanno solo un periodo di tempo limitato, ovvero quando sono a tiro, per decidere: prima è troppo presto, dopo non sarà più possibile scegliere e saranno gli eventi a scegliere.

Non esiste una regola ferrea (se la sapessi sarei stramiliardario), ma bisogna avere sempre presente che il tempo in cui scegliere è limitato, se si decide troppo frettolosamente si possono perdere occasioni, e se si aspetta troppo ci sarà preclusa anche la capacità di scegliere.

Gli strumenti

Quali strumenti utilizzare per gestire la pianificazione è un argomento dibattutissimo. Io evito strumenti complessi e rigorosi come Gantt e Pert: strumenti sicuramente utili in ambito ingegneristico o per grossi progetti, ma sovradimensionati e inadeguati nel campo dei progetti web per blogger professionisti. Esistono tools online come per esempio:

  • Remember the milk (RTM)
  • Todoist (il mio preferito, ho la versione pro)
  • Basecamp (il più diffuso al mondo, più project manager che gestore di pianificazioni – uso anche questo per progetti corposi)

Ne esistono centinaia di altri, ma questi sono i più semplici: todoist e basecamp li utilizzo tutt’ora in versione PRO, e Remember the milk l’ho usato per anni.

Nulla vieta di usare strumenti ancora più semplici, per esempio:

L’importante è che lo strumento scelto abbia queste caratteristiche:

  • semplicissimo;
  • raggiungibile e richiamabile ovunque;
  • univoco

In pratica dovete poterlo usare senza studiare quasi niente, ma semplicemente adottando le vostre metodologie e abitudini preferite. Non deve essere uno strumento che vi costringe, ma vi deve assecondare. E dovete usarne solo uno, altrimenti vi dovrete districare tra pezzi di carta, software e sistemi diversi e vi perderete un sacco di informazioni.

Le metodologie

Il discorso sulle metodologie è ampio, ne esistono moltissime ma richiedono articoli a parte, posso solo dare i link delle due tecniche più diffuse in ambito di progetti web:

Vedrete che entrambe le tecniche fanno riferimento ai concetti che ho espresso in questo articolo. La tecnica pomodoro è semplicissima e infallibile. GTD è un po’ più articolata, ma diffusissima ed efficace.

E ora all’opera!

Ok, ora ho illustrato secondo la mia modesta esperienza:

  • la teoria della pianificazione (tattiche, strategie, obiettivi);
  • i vincoli e come gestirli (tempo, soldi, priorità, capacità, imprevisti);
  • l’importanza di decidere al momento giusto e di sapersi adattare al cambiamento (aut aut);
  • Gli strumenti da utilizzare;
  • Le metodologie;

Non resta che prendersi un po’ di ore di tranquillità, mettersi all’opera, e pianificare la conquista del mondo in pochi facili passi 🙂

 

9 commenti su “Organizzare le attività”

  1. Tutto chiaro. Direi che, per quanto mi riguarda, è fondamentale il punto in cui specifichi che ” i prodotti e i servizi buoni hanno un costo”, non esistono rimedi economici. Quindi nelle mie priorità rientra l’affidarsi ad esperti, e nel frattempo catapultarsi da un commercialista per l’apertura della partita Iva, tanto per cominciare. Inizialmente ci si butta a capofitto nel proprio progetto pensando ingenuamente che è così bello e utile come servizio, al punto da trovare un angel che ti fa volare. Ipotesi molto remota. In definitiva a me resta l’impegno a garantire la qualità dei contenuti, e la speranza di essere competente nel settore, ma anche lì c’è da lavorare, sempre!

  2. Bentornati! Buon settembre.
    Sto ancora facendo i compiti delle vacanze ed è proprio come dicevi tu: sistemando un 10-20% delle cose si ottengono risultati incredibili.
    Anche i vari articoli sugli aspetti organizzativi mi sono molto utili, grazie grazie grazie!

    A presto

  3. Ciao Barbara e Nestore,

    I vostri articoli sono una bomba! Sono agli inizi della mia attivita’ e da voi sto imparando moltissimo.

    Volevo solo segnalarvi che il link alla Tecnica Pomodoro non funziona.

    Grazie di cuore per tutto il lavoro che fate e che cosi’ generosamente condividete.
    Simonetta

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